KSeF — Krajowy System e-Faktur (Національна система електронних рахунків-фактур) — це центральна платформа Міністерства фінансів,
яка дозволяє виставляти, отримувати та зберігати структуровані рахунки-фактури.
Кожен документ отримує унікальний номер KSeF і зберігається протягом 10 років.

KSeF усуває:
– паперові рахунки-фактури,
– хаос в електронній пошті,
– зникаючі документи,
– бухгалтерські помилки.

Запроваджує:
– стандарт єдиного рахунку-фактури,
– безпеку даних,
– швидкий документообіг,
– контроль VAT у режимі реального часу.

KSeF стає обов'язковим для всіх товариств з обмеженою відповідальністю (sp. z o.o.) з 2025 року.

🏢 Кого стосується обов'язок KSeF?

Обов'язок стосується:
• товариств з обмеженою відповідальністю (усіх),
• акціонерних товариств,
• індивідуальних підприємців,
• активних та звільнених платників VAT,
• іноземних суб'єктів, що мають польський NIP.

Товариство з обмеженою відповідальністю має забезпечити:
– правильну структуру рахунку-фактури,
– призначення повноважень у KSeF,
– приймання видаткових рахунків-фактур,
– коректність даних контрагентів,
– інтеграцію програми з KSeF.

🔑 Вхід у систему та доступ

Товариство з обмеженою відповідальністю НЕ може входити через Profil Zaufany (Довірений профіль), оскільки не є фізичною особою.

Є 3 варіанти:
1) Кваліфікована електронна печатка з NIP компанії.
2) Форма ZAW-FA — призначення особи (напр., члена правління) адміністратором KSeF.
3) Делегування доступу бухгалтерському бюро NUMICA.

Адміністратор може:
– призначати та відкликати права,
– надавати доступ бухгалтерам,
– виставляти та отримувати документи.

🛠 Сертифікати KSeF (Тип 1 і Тип 2)

Сертифікати необхідні для того, щоб компанія могла користуватися системою.

Тип 1 — авторизаційний сертифікат:
• використовується для входу в систему,
• застосовується адміністраторами та бухгалтерськими програмами.

Тип 2 — аварійний сертифікат:
• використовується для виставлення рахунків-фактур в офлайн-режимі,
• застосовується при збоях KSeF.

Процес генерації:
1. Вхід до «Модуля повноважень і сертифікатів».
2. Завантаження Типу 2 (спочатку).
3. Завантаження Типу 1.
4. Встановлення в бухгалтерській програмі або передача до NUMICA.

📄 Приклад рахунку-фактури KSeF (зразок та опис полів)

Рахунок-фактура KSeF — це XML-документ, що містить обов'язкові поля:

1. Номер KSeF — унікальний номер, що присвоюється автоматично.
2. Дані продавця — NIP, найменування, адреса.
3. Дані покупця — NIP, адреса, найменування.
4. Дата виставлення та дата продажу.
5. Товарні позиції:
– найменування товару/послуги,
– кількість,
– ціна за одиницю,
– ставка VAT,
– вартість нетто, брутто.
6. Підсумок VAT.
7. Форма оплати (переказ/передоплата).
8. Термін оплати.

NUMICA перевіряє кожен елемент, щоб уникнути помилок і штрафів.

📊 Впровадження KSeF у компанії — крок за кроком

1. Аналіз структури діяльності.
   2. Перевірка бухгалтерської програми.
   3. Генерація сертифікатів.
   4. Налаштування доступів.
   5. Подання ZAW-FA (якщо необхідно).
   6. Інтеграція фінансових систем.
   7. Навчання керівництва та працівників.
   8. Тестове виставлення рахунку-фактури.
   9. Постійний моніторинг коректності даних.

   NUMICA проводить повне впровадження «під ключ».

🤝 Роль NUMICA — професійне обслуговування KSeF

Бухгалтерське бюро NUMICA забезпечує:

• налаштування KSeF,
• управління доступами,
• виставлення рахунків-фактур на продаж,
• приймання та аналіз видаткових рахунків-фактур,
• поточну перевірку коректності даних,
• технічну та бухгалтерську підтримку,
• обробку заяв ZAW-FA,
• ведення JPK та повної бухгалтерії товариств з обмеженою відповідальністю.

NUMICA — це комплексне обслуговування Вашої компанії.

📝 Найважливіші зміни 2025

• Рахунки-фактури по e-mail НЕ будуть бухгалтерським документом.
  • Кожен рахунок-фактура на продаж має бути в KSeF.
  • Податкові перевірки проводитимуться в режимі реального часу.
  • Помилки у структурі XML = грошовий штраф.
  • Обов'язок архівування перенесено на державу.

  Це найбільша реформа виставлення рахунків-фактур у Польщі.

✔ Підсумки

KSeF — це обов'язок, але також величезна перевага для компаній.

NUMICA гарантує:
– безпеку,
– коректність,
– повне обслуговування,
– економію часу,
– спокій для керівництва.

NUMICA — Ваш партнер у KSeF.