KSeF — Krajowy System e-Faktur (Национальная система электронных счетов-фактур) — это центральная платформа Министерства финансов,
которая позволяет выставлять, получать и хранить структурированные счета-фактуры.
Каждый документ получает уникальный номер KSeF и хранится в течение 10 лет.

KSeF устраняет:
– бумажные счета-фактуры,
– хаос в электронной почте,
– исчезающие документы,
– бухгалтерские ошибки.

Вводит:
– стандарт единого счёта-фактуры,
– безопасность данных,
– быстрый документооборот,
– контроль VAT в режиме реального времени.

KSeF становится обязательным для всех обществ с ограниченной ответственностью (sp. z o.o.) с 2025 года.

🏢 Кого касается обязанность KSeF?

Обязанность касается:
• обществ с ограниченной ответственностью (всех),
• акционерных обществ,
• индивидуальных предпринимателей,
• активных и освобождённых плательщиков VAT,
• иностранных субъектов, имеющих польский NIP.

Общество с ограниченной ответственностью должно обеспечить:
– правильную структуру счёта-фактуры,
– назначение полномочий в KSeF,
– приём расходных счетов-фактур,
– корректность данных контрагентов,
– интеграцию программы с KSeF.

🔑 Вход в систему и доступ

Общество с ограниченной ответственностью НЕ может входить через Profil Zaufany (Доверенный профиль), так как не является физическим лицом.

Есть 3 варианта:
1) Квалифицированная электронная печать с NIP компании.
2) Форма ZAW-FA — назначение лица (напр., члена правления) администратором KSeF.
3) Делегирование доступа бухгалтерскому бюро NUMICA.

Администратор может:
– назначать и отзывать права,
– предоставлять доступ бухгалтерам,
– выставлять и получать документы.

🛠 Сертификаты KSeF (Тип 1 и Тип 2)

Сертификаты необходимы для того, чтобы компания могла пользоваться системой.

Тип 1 — авторизационный сертификат:
• используется для входа в систему,
• применяется администраторами и бухгалтерскими программами.

Тип 2 — аварийный сертификат:
• используется для выставления счетов-фактур в офлайн-режиме,
• применяется при сбоях KSeF.

Процесс генерации:
1. Вход в «Модуль полномочий и сертификатов».
2. Загрузка Типа 2 (сначала).
3. Загрузка Типа 1.
4. Установка в бухгалтерской программе или передача в NUMICA.

📄 Пример счёта-фактуры KSeF (образец и описание полей)

Счёт-фактура KSeF — это XML-документ, содержащий обязательные поля:

1. Номер KSeF — уникальный номер, присваиваемый автоматически.
2. Данные продавца — NIP, наименование, адрес.
3. Данные покупателя — NIP, адрес, наименование.
4. Дата выставления и дата продажи.
5. Товарные позиции:
– наименование товара/услуги,
– количество,
– цена за единицу,
– ставка VAT,
– стоимость нетто, брутто.
6. Итого VAT.
7. Форма оплаты (перевод/предоплата).
8. Срок оплаты.

NUMICA проверяет каждый элемент, чтобы избежать ошибок и штрафов.

📊 Внедрение KSeF в компании — пошагово

1. Анализ структуры деятельности.
   2. Проверка бухгалтерской программы.
   3. Генерация сертификатов.
   4. Настройка доступов.
   5. Подача ZAW-FA (если необходимо).
   6. Интеграция финансовых систем.
   7. Обучение руководства и сотрудников.
   8. Тестовое выставление счёта-фактуры.
   9. Постоянный мониторинг корректности данных.

   NUMICA проводит полное внедрение «под ключ».

🤝 Роль NUMICA — профессиональное обслуживание KSeF

Бухгалтерское бюро NUMICA обеспечивает:

• настройку KSeF,
• управление доступами,
• выставление счетов-фактур на продажу,
• приём и анализ расходных счетов-фактур,
• текущую проверку корректности данных,
• техническую и бухгалтерскую поддержку,
• обработку заявлений ZAW-FA,
• ведение JPK и полной бухгалтерии обществ с ограниченной ответственностью.

NUMICA — это комплексное обслуживание Вашей компании.

📝 Важнейшие изменения 2025

• Счета-фактуры по e-mail НЕ будут бухгалтерским документом.
  • Каждый счёт-фактура на продажу должен быть в KSeF.
  • Налоговые проверки будут проводиться в режиме реального времени.
  • Ошибки в структуре XML = денежный штраф.
  • Обязанность архивирования перенесена на государство.

  Это крупнейшая реформа выставления счетов-фактур в Польше.

✔ Итоги

KSeF — это обязанность, но также огромное преимущество для компаний.

NUMICA гарантирует:
– безопасность,
– корректность,
– полное обслуживание,
– экономию времени,
– спокойствие для руководства.

NUMICA — Ваш партнёр в KSeF.